FAQ - Häufige Fragen zu velo.port

An dieser Stelle haben wir für dich die Antworten auf häufige Fragen in Kurzform zusammengestellt.

Artikelverwaltung

Ich finde einen Artikel nicht, doch velo.port sagt mir, die Artikelnummer sei bereits vergeben.

Eventuell hast du den Artikel ausgelistet. Bitte prüfe in der Artikelverwaltung den Punkt "Mehr >> Übersicht ausgelistete Artikel". Von dort kannst du den Artikel auch wieder in dein Sortiment zurückholen.

In meiner Artikelverwaltung ist das Feld für den Einkaufspreis verschwunden.

Schalte die EK-Preisanzeige mit STRG-E wieder ein.

Bestellwesen

Im Wareneingang wird mir ein Artikel als bisher unbekannt (kein Stern in Spalte ''Lag.'') angezeigt, dabei bin ich mir sicher, dass ich das Produkt bereits im Sortiment habe. Woran liegt das?

velo.port kann hier keine Bestellverknüpfung zu dem aktuellen Lieferanten finden. Du kannst diese Verknüpfung aber durch Rechtsklick auf die Bestellposition im Wareneingang mit anschließender Auswahl von „Mit Stammartikel verknüpfen“ ganz einfach herstellen. Wähle im nächsten Schritt den passenden Artikel aus deinem Sortiment und velo.port fügt den aktuellen Lieferanten dauerhaft als Bezugsquelle hinzu. Wichtig: Führe diesen Schritt bereits VOR dem Einbuchen durch, ansonsten erstellt velo.port einen neuen Sonderartikel.

Siehe auch: Bestellwesen

Einer meiner Lieferanten bietet noch keine Veloconnect-Schnittstelle an. Kann ich die Daten trotzdem verfügbar machen?

Ja, das geht. Bis alle Lieferanten die Vorteile von Veloconnect erkannt haben, importieren wir deren Daten, z.B. aus einer Exceltabelle, gerne in Katalogform, so dass du komfortabel damit arbeiten kannst. Der Service wird von uns über die sogenannte ''Artikel-Flat'' zur Verfügung gestellt (siehe Preisliste). Leite uns die gewünschte Artikelstammdatentabelle einfach weiter.

Siehe auch: Datenimporte in velo.port

In meinen Warenkörben werden keine Preise mehr angezeigt.

Schalte die EK-Preisanzeige mit STRG-E wieder ein.

In der Teilebestellung sehe ich nicht meine persönlichen Preise, meine Einkaufsrabatte sind nicht berücksichtigt.

In der Listenansicht siehst du zunächst nur den Listen-EK. Erst mit Abfrage der Verfügbarkeit wird auch dein persönlicher Preis ermittelt. Dieser wird dann in blauer Schrift dargestellt.

Auswertungen/Controlling

In der Neufahrzeugverkaufsauswertung werden manche Zeilen in roter Schrift dargestellt. Was bedeutet das?

Rot markiert sind alle Positionen, bei denen bei mindestens einem Fahrzeug der Einkaufspreis fehlt. Diesen kannst du aber problemlos nachtragen, indem du in den Reiter ''nach Vorgang'' wechselst und durch Klick auf die EK-Spalte nach dieser aufsteigend sortierst. Klicke dann weiter vorne in der Zeile auf die Fahrzeug-ID und trage dort den EK-Preis nach. Nach dem Aktualisieren der Tabelle wird dann der neu hinterlegte EK mit ausgewertet.

Siehe auch: Messevorbereitung/Orderplanung

Kann ich in velo.port offene Angebote nachverfolgen?

Ja. Um die offenen Angebote zu ermitteln und beim Interessenten nachzufassen, öffne die 'Übersicht Vorgänge' und setze jeweils einen Filter bei 'Angebot' und 'ohne Nachfolger'.

Druck

Mein Etikettendrucker bedruckt nur einen Teil des Etiketts.

Stelle das korrekte Papierformat im Druckertreiber ein (siehe Anleitung). Ab Werk ist in velo.port das Dymo-Format 57x32mm hinterlegt. Prüfe, dass dieses auch eingelegt ist. Für abweichende Formate wende dich an unseren Support.

Siehe auch: Etikettendrucker: Einrichtung unter Windows

Siehe auch: Etikettendrucker: Einrichtung unter MacOS

Beim Etikettendruck aus dem Wareneingang fehlt der Preis.

Bitte buche zunächst den Wareneingang ein, bevor du den Druck startest. Bei bisher unbekannten Artikeln ist ansonsten evtl. noch keine Preisinformation in der Datenbank vorhanden.

Meine Impressumsdaten (Anschrift, Bankverbindung, Kontaktdaten) haben sich geändert. Wie aktualisiere ich meine Druckvorlagen?

Das erledigen wir für dich. Schicke uns die neuen Daten an support@velocom.de und wir kümmern uns darum.

Meine Kassenlade öffnet sich nicht.

Die Kassenlade wird vom Bondrucker angesteuert. Voraussetzung dafür ist, dass die Kassenlade ordnungsgemäß mit dem Drucker verbunden wurde und die Kassenladenöffnung im Druckertreiber aktiviert ist. Auch in den velo.port-Einstellungen muss die Kassenlade aktiviert werden.

Siehe auch: Bondrucker: Einrichtung unter Windows

Siehe auch: Bondrucker: Einrichtung unter MacOS

Bons werden bei mir frühzeitig abgeschnitten.

Hierfür gibt es zwei mögliche Ursachen. Bei besonders langen Bons (länger als 30cm) muss die Längenbegrenzung im Druckertreiber aufgehoben werden. Falls der Bondruck jedoch immer mitten im Druck eines Logos oder QR-Codes abgeschnitten wird, ist vermutlich die Netzteilkapazität zu hoch eingestellt. Stelle diese auf Stufe 2 oder sogar 1.

Siehe auch: Bondruck: Längenbegrenzung aufheben

Siehe auch: Druckdichte/Kontrast des Bondruckers erhöhen

Der Bondruck erscheint mir etwas unscharf. Kann das verbessert werden?

Ja, das geht durch eine Erhöhung des Kontrasts und eine Verringerung der Druckgeschwindigkeit.

Siehe auch: Druckdichte/Kontrast des Bondruckers erhöhen

Unter jeder Rechnung stehen kryptische Zeichen. Was soll das und kann man die entfernen?

In diesem Fall bist du ein Nutzer aus Deutschland, der eine gesetzlich vorgeschriebene TSE einsetzt.
Für die Ausgabe der Signaturdaten gibt es zwei Optionen:

• Ausgabe als Klartext (so wie bei dir)
• Ausgabe als QR-Code

Falls du noch eine ältere Druckvorlage mit TSE-Klartextausgabe hast und dich das stört, melde dich bei unserem Support. Wir stellen deine Druckvorlagen gerne auf QR-Code um.

Fahrzeugverwaltung

Was bedeuten die Textfarben in den Fahrzeuglisten?

Die Farben kennzeichnen den Bestell- und Montagestatus der Fahrzeuge:

• grün = bestellt und LT noch weit entfernt
• orange = Lieferung steht kurz bevor (4 Tage)
• rot = LT erreicht oder überschritten
• blau = angeliefert aber noch nicht montiert

Aktiviert wird die visuelle Bestellüberwachung durch Eingabe des Bestelldatums.

Warum werden meine Fahrzeuge als 'bestellt' gekennzeichnet?

Sobald du ein Bestelldatum hinterlegst, gilt das Fahrzeug als 'im Zulauf'. Mit Angabe des Liefertermins erfolgt ein dauernder Abgleich mit farbiger Kennzeichnung (grün, orange, rot). Sobald ein Anlieferungsdatum vermerkt wurde, gilt das Fahrzeug als 'an Lager' und wird auch erst dann bei der Lagerwertberechnung berücksichtigt.

Wann sollte ich Fahrzeuge anlegen? Bei Bestellung oder bei Anlieferung?

Unsere klare Empfehlung: Bereits bei der Bestellung (Vororder, Kundenbestellung), denn dann profitierst du von einer Komplettübersicht über alle Fahrzeuge und musst dir beim Wareneingang nicht mehr die Frage stellen 'Bereits angelegt oder noch nicht?'

Muss ich alle Fahrzeuge per Hand eingeben oder hilft mir der EAN-Code weiter?

Für viele Marken liegen uns bereits detaillierte Daten vor, so dass Fahrzeuge per EAN oder Artikelnummer in velo.port übernommen werden können. Leider kooperiert nicht jeder Hersteller bereitwillig. Über "Neues Fahrzeug>>velo.port-Zentralstamm" kannst du die aktuelle Markenliste einsehen. Fehlt ein Hersteller, dann wende dich gerne an deinen Ansprechpartner dort und frage nach einer Stammdatentabelle im Bidex-Format. Wir importieren die Daten dann gerne für dich.

Das Feld für den Einkaufspreis in der Fahrzeugverwaltung ist verschwunden.

Schalte die EK-Preisanzeige mit STRG-E wieder ein.

Wie kann ich für ein Fahrzeug den Besitzer wechseln?

Bei Rechnungsstellung wird das Fahrzeug automatisch auf den neuen Besitzer übertragen. In anderen Fällen kannst du das aber auch manuell erledigen. Bei Bestandsfahrzeugen den internen Besitzer auf ''Kunde (extern)'' ändern und den gewünschten Kunden auswählen. Bei Kundenfahrzeugen klickst du auf das Bearbeitungssymbol neben dem Kundennamen.

Ich möchte ein Fahrzeug aus der Fahrzeugverwaltung löschen, aber velo.port meldet, es existierten noch Vorgänge dazu. Was kann ich tun?

Du musst das Fahrzeug zunächst vom Vorgang lösen. Zunächst aber solltest du dir die Frage stellen, ob ein Löschen überhaupt die richtige Lösung für deinen aktuellen Fall ist.

Hierzu haben wir einen eigenen Artikel erstellt: Fahrzeugdatensatz löschen

Faktura

Kann ich Angebote oder KVs vervielfältigen? Ich möchte gerne ein vorbereitetes Angebot benutzen.

Kein Problem. Nutze dazu einfach den Kopierbutton in der oberen Werkzeugleiste. Beim Kopieren kannst du den Typ des Zielvorgangs festlegen und im Anschluss natürlich auch einen anderen Kunden und ein anderes Fahrzeug zuordnen.

Ich habe die Fahrzeugdaten in der Fahrzeugverwaltung aktualisiert, doch sie erscheinen nicht korrekt in der Position im Fakturavorgang. Woran liegt das?

Vermutlich hast du in der Fahrzeugverwaltung einen abweichenden Drucktext (Tab 'Druck') für das Fahrzeug hinterlegt. Ist dieses Textfeld belegt, ignoriert velo.port jegliche Änderungen der Fahrzeugdaten im Ausdruck. In den meisten Fällen darf das Druckfeld leer bleiben und muss nur befüllt werden, wenn du spezielle Informationen im Vorgang sehen möchtest.

Auf einer Rechnung fehlt die Rahmennummer, wie kann ich diese nachtragen?

Wenn du die Rahmennummer beim Fahrzeug hinterlegt hast, hilft ein Rechtsklick auf die Fahrzeugposition im Vorgang mit anschließender Wahl von 'Positionstext neu generieren'. Hilft das nicht, hast du eventuell einen abweichenden Drucktext in der Fahrzeugverwaltung hinterlegt. Diesen bitte löschen/korrigieren.

Ich berechne an Firmenkunden im In- oder Ausland und benötige Nettobeträge in den Positionen. Kann velo.port das?

Dafür gibt es ein Zusatzmodul, das über den Support gebucht werden kann (siehe Preisliste). Damit sind auch Ausfuhrlieferungen in EU- und Drittländer einfach abzuwickeln.

Siehe auch: Nettorechnung & Ausfuhrlieferungen

Mein Kunde wünscht nachträglich eine abweichende Rechnungsadresse bzw. in der Anschrift befindet sich ein Fehler. Kann ich das einfach ändern?

Sobald die Rechnung final erstellt ist, ist sie gegen nachträgliche Änderungen gesperrt. Die Rechnung muss storniert und neu erstellt werden. Du kannst jedoch im Anschluss das Original kopieren, um nur die notwendigen Änderungen vorzunehmen (Kopierbutton in der oberen Werkzeugleiste).

Ich möchte eine Anzahlung kassieren, wie mache ich das?

Nutze dazu den Anzahlungsassistenten, der in Auftragsbestätigungen (AB) und Reparaturaufträgen zur Verfügung steht. Durch Klick auf die Lupe am Beginn einer freien Zeile wird dieser gestartet. Über die Anzahlung erstellt velo.port eine separate Rechnung und vermerkt diese zugleich in der AB. Bei Abholung des Fahrzeugs wird die AB dann in eine Abschlussrechnung gewandelt und der Restbetrag kann kassiert werden.

Wie behandle ich einen Umtausch/eine Rücknahme?

Die zurückgenommene Ware wird mit der Menge '-1' in die Kasse gebucht. Dadurch wird der Lagerbestand automatisch wieder erhöht. Bei einem Umtausch kann der Differenzwert kassiert oder ausgezahlt werden. Nullsummen am besten per Barzahlung abschließen. Bei Rücknahmen/Umtausch empfehlen wir zur besseren Nachvollziehbarkeit, einen Kunden zuzuordnen.

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (TSE-Version)

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (für CH und AT)

Wie verkaufe ich Gutscheine und löse sie ein?

Das funktioniert über das integrierte Gutscheinmodul. In der Anleitung erklären wir genau, wie das geht.

Anleitung: Gutscheinverwaltung

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (TSE-Version)

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (für CH und AT)

In meinem Tagesabschluss weicht die Summe der Zahlungseingänge von meinem Tagesumsatz ab. Warum?

Die beiden Summen müssen nicht identisch sein. Zahlt z.B. ein Kunde heute eine bisher offene Rechnung aus der Vorwoche, ist die Summe der Zahlungseingänge höher als der Umsatz. Geht wiederum eine Rechnung unbezahlt an einen Kunden raus, dann übersteigt der Tagesumsatz die Zahlungseingänge.

Bei Leasingrechnungen weichen Rechnungsempfänger und Fahrer des Fahrzeugs voneinander ab. Was muss ich hier beachten?

Hierfür kannst du die Leasingverwaltung verwenden.

Anleitung: Leasingverwaltung

Was bedeuten die Hintergrundfarben in der Faktura-Vorgangsübersicht?

Die Farben signalisieren den Vorgangsstatus:

• orange = offen
• grün = bezahlt
• gelb = Entwurf
• grau = storniert

Gebrauchtfahrzeuge

Wo erhalte ich eine Übersicht über meine differenzbesteuerten Umsätze (Gebrauchtfahrzeuge)?

Unter 'Faktura>>Gebrauchtfahrzeuge>>Übersicht An-/Verkäufe'

Siehe auch: Gebrauchtfahrzeuge: An- und Verkauf

Wie handhabe ich eine Inzahlungnahme?

Mit Abschluss der Neufahrzeugrechnung wählst du 'Sonstige Zahlung' und dort die Zahlart 'Inzahlungnahme'. Im Anschluss selektierst du einen bestehenden Ankaufvertrag oder erstellst einen neuen Ankauf. Der Ankaufbetrag wird als Teilzahlung vermerkt, die Restzahlung erfolgt nach Wunsch. Die Fahrzeugdaten der Inzahlungnahme werden von velo.port ins Bemerkungsfeld eingefügt.

Wichtig: Eine Inzahlungnahme ist NICHT als Position in der Rechnung aufzuführen, denn im Gegensatz zu einem Rabatt führt sie nicht zu einer Reduktion von Umsatz und Mehrwertsteuer.

Anleitung: Gebrauchtfahrzeuge: An- und Verkauf

Hardware

Kann ich mein EC-Gerät mit velo.port verbinden?

Momentan existiert noch keine Schnittstelle zu Kartenterminals. Wir planen allerdings mittelfristig eine Anbindung via O.P.I.-Standard. Unter anderem zu Geräten der Firma REA Card.

Mein Barcodescanner liefert nicht die erwarteten Zeichen. Was kann ich tun?

Hierbei handelt es sich meist um ein Zeichensatzproblem. Zum Beispiel wird ein Bindestrich als 'ß' ausgegeben. Barcodescanner lassen sich meist über Barcodetabellen programmieren, die dem Scanner beiliegen oder zum Download verfügbar sind. Wichtige Stichworte: Zeichensatz auf UTF-8, deutsches Tastaturlayout, CAPS-Lock deaktivieren. Für über uns bezogene Scanner findest du die Anleitung über den untenstehenden Link.

Anleitung: Barcodescanner Datalogic GM4400 auf Werkseinstellungen zurücksetzen

Ich benötige Kassenhardware. Habt ihr eine Empfehlung?

Nicht nur das. Die von uns empfohlene Hardware kannst du auch direkt über uns beziehen und kannst dann sicher sein, dass alles passt.

Siehe auch: Hardwarepreisliste

Kasse

Muss ich wirklich jeden Abend die Kasse zählen?

Ja. Die Abgabenordnung lässt hier nur sehr wenig Spielraum zu. Ganz wichtig: Die Kasse NUR fixieren, wenn der Saldo laut velo.port auch mit dem tatsächlichen Kasseninhalt übereinstimmt.

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (TSE-Version)

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (für CH und AT)

Im Kassenbuch fehlen die EC-Umsätze!

Im Kassenbuch werden in velo.port nur Barbewegungen dargestellt, d.h. alle Umsätze aus Kassenbons und Rechnungen mit reiner Barzahlung oder der Baranteil aus Splitzahlungen. Zudem sind hier alle manuellen Ausgaben und Einlagen gelistet. Den vollständigen Tagesumsatz aller Zahlarten findest du hingegen unter Faktura>>Tagesabschluss.

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (TSE-Version)

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (für CH und AT)

Im Kassenjournal sind gar keine Rechnungen zu sehen!

Korrekt. Das Kassenjournal protokolliert ausschließlich Umsätze, die über das Kassenmodul abgewickelt wurden, also ausschließlich Bons. Dort lassen sich übrigens auch Kassenbons stornieren und bei Bedarf nachdrucken. Den vollständigen Tagesumsatz aller Zahlarten findest du hingegen unter Faktura>>Tagesabschluss.

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (TSE-Version)

Siehe auch: Bedienungsanleitung velo.port-Kasse (für CH und AT)

Rechteverwaltung

Kann ich die bestimmte Bereiche mit einem Passwort schützen?

Ja, nach Buchung des Zusatzmoduls 'Mitarbeiter-Rechteverwaltung' kannst du den Mitarbeitern Rollen zuweisen, die dann nur eingeschränkte Zugriffsrechte auf sensible Daten haben.

Siehe auch: Mitarbeiter-Rechteverwaltung

Siehe auch: Preislisten

System

Wie kann ich zwischen meinen zwei velo.port-Accounts wechseln?

Entferne das Häkchen ''automatisch anmelden'' unter "Extras>>Einstellungen", dann fragt velo.port beim nächsten Start nach den Zugangsdaten. Falls du unsere Filiallösung einsetzt, kannst du die Filialaccounts komfortabel über "Datei>>Schnellstart" starten.

Nach einem Java-Update funktioniert mein Start-Icon auf dem Desktop nicht mehr. Was kann ich tun?

Durch das Java-Update wurde der Link außer Kraft gesetzt. Abhilfe schafft das Löschen des Java-Cache und ein anschließender Start von velo.port über unsere Webseite.

Siehe auch: Java-Cache löschen & Starticon wiederherstellen

An einem meiner Rechner habe ich Startprobleme, ich bekomme  meinen velo.port-Account nicht geöffnet. Was kann ich tun?

Wenn auch der Start über unsere Webseite nicht funktioniert (www.velo-port.de), dann bitte als erstes prüfen, ob du mit einem WLAN-Gastzugang verbunden bist. Diese sperren sehr häufig die wichtigen Ports. Detaillierte Beschreibungen zu Symptomen und Lösungen entnimmst du bitte der untenstehenden Anleitung.

Siehe auch: Problembehandlung beim Start und Betrieb von velo.port

Webshop

Kann ich meinen eigenen Webshop anbinden?

Wir können dir einen automatisierten CSV-Upload einrichten, damit Preise und Bestände in deinem Webshop aktualisiert werden. Bitte gehe mit deinem Shopbetreuer den nachfolgenden Fragebogen durch.

Siehe: Fragestellungen zum individuellen Webshopexport

Gibt es eine Möglichkeit, Bestellungen aus meinem Webshop direkt zu importieren?

Ja, das geht über ein Zusatzmodul.

Anleitung: Importmodul für Webshopbestellungen

Spezifikationen: Bestellimport (Spezifikationen)

Werkstatt

Kann ich meine Arbeitswerteliste auch als Barcode drucken?

Ja, das geht in 3 Schritten:

1. Export der AW-Liste über Datei>>Export>>AW (Druckliste Barcodes)

2. Löschen aller unerwünschten Zeilen aus der exportierten Tabelle

3. Umwandeln der Daten in ein druckfertiges PDF über Werkstatt>>AW-Liste mit Barcodes drucken.

Was bedeuten die verschiedenen Farben im Terminplaner?

Die Farben der Kacheln geben Aufschluss über den Bearbeitungsstatus:

• orange=offen
• grau=noch nicht angenommen (z.B. Telefontermin, Häkchen ''angenommen'' im Auftrag nicht gesetzt)
• blau=in Bearbeitung
• grün=fertig/abholbereit (Datum ''fertig gestellt am'' ist gesetzt)
• braun=abgeholt (Datum ''abgeholt am'' ist gesetzt, automatisch durch Rechnungsstellung).

Wie bilde ich Reklamationen in velo.port ab?

Kein einfaches Thema, das sich zudem bereits seit längerem auf unserer Entwicklungsliste befindet. Eine wirklich komfortable Lösung steht noch aus, bis dahin hilft Ihnen unsere Anleitung hoffentlich etwas weiter. Zum Hersteller eingeschickte Rekla-Teile lassen sich übrigens per Lieferschein dokumentieren.

Anleitung: Reklamationsarbeiten erfassen und dokumentieren

Die Reparaturannahme dauert mir zu lange. Wie bekomme ich da mehr Tempo rein?

Wir halten die Dialogannahme für ein äußerst wertvolles Werkzeug, das neben besseren Umsätzen auch eine professionelle Außenwirkung und mehr Ruhe in allen Prozessen bedeuten kann. Wichtig sind ein strukturiertes Vorgehen, ein funktionell eingerichteter Annahmeplatz, ein gepflegter Artikelstamm sowie gut zusammengestellte Schnellwahlpakete. Auch unser Konzept der Barcode-ID-Aufkleber kann wertvolle Zeit sparen. Mit dem SB-Kundenterminal können Neukunden ihre Kontaktangaben schon in der Warteschlange selbst eingeben.

Siehe auch: Externe Fahrzeug-IDs: Barcodeaufkleber

Siehe auch: Kunden-SB-Terminal

velo.pool

Was hat es mit velo.pool auf sich?

velo.pool ist eine in velo.port vollintegrierte B2B-Fahrzeugbörse. Dort kannst du Fahrzeuge, die z.B. beim Hersteller momentan nicht lieferbar sind, bei Händlerkollegen anfordern. Das alles in Echtzeit direkt aus velo.port und für alle von dir angebotenen Fahrzeuge auf Wunsch anonym (siehe Anleitung). velo.pool kann für einen kleinen monatlichen Beitrag freigeschaltet werden.

Siehe auch: Kurzleitfaden velo.pool