Basiswissen Werkstattmodul

In diesem Leitfaden geben wir einen kurzen Überblick über die grundsätzlichen Abläufe im Werkstattmodul von der Annahme bis zur Abrechnung einer Reparatur.
Zudem geben wir am Ende der Anleitung einige Tipps für eine effizientere Abwicklung.
 

Neuen Werkstattauftrag anlegen

Beginne die Reparaturannahme aus der Startmaske heraus:

 

Wähle nun einen Kunden aus dem Kundenstamm oder lege einen Neukunden über die Schaltfläche Neu an:

 
Tipp: Du kannst Suchbegriffe frei kombinieren (Nachname, Vorname, PLZ, E-Mailadresse). Groß-/Kleinschreibung muss nicht berücksichtigt werden.
 

Im nächsten Schritt werden Dir alle Fahrzeuge des Kunden angezeigt: Entweder, weil diese bei Dir gekauft wurden oder weil es bereits einmal einen Werkstattauftrag gab.
 
Gab es bereits eine Reparatur, dann wird Dir das Datum sowie (falls angegeben) der letzte Kilometerstand angezeigt. Zudem kannst Du Einblick in die Historie mit allen bisher geleisteten Arbeiten nehmen:
 

Möchtest Du den Auftrag ohne Fahrzeugzuordnung beginnen, zum Beispiel weil es sich um ein einzelnes Laufrad oder ein Spielfahrzeug handelt, dann wähle direkt Weiter zum Bearbeiten der Positionen.

Ist das Fahrzeug dem System bisher nicht bekannt, kannst Du es mit dem entsprechenden Button neu anlegen:

Fahrzeugtyp: Dieser hat Auswirkung auf die AW-Zuteilung. Bei einem Rennrad schlägt velo.port z.B. automatisch 1 AW für den Hinterradein-/ausbau vor. Bei einem Hollandrad werden auf Grund des höheren Arbeitsaufwands 4 AW veranschlagt. Neue Fahrzeugtypen sollten demnach nur angelegt werden, wenn sie vor diesem Hintergrund einen Zweck erfüllen. Die Arbeitswerte können Sie unter Werkstatt>>Arbeitswerte nach Belieben anpassen.
 

AW-Stufe: In velo.port lassen sich bis zu 7 Stundensätze definieren (Extras>>Einstellungen>>Faktura>>Basisdaten). Jedem Fahrzeug kann ein bestimmter Stundensatz zugewiesen werden, der dann in neuen Reparaturaufträgen Anwendung findet.
Hintergrund: Unterschiedliche Sätze für Fremdfahrzeuge, eigene Fahrzeuge, E-Bikes, usw.

Im Auftrag angekommen, kannst Du die gewünschten Arbeiten erfassen:

 

Die Positionen werden üblicherweise über die Freitextsuche eingegeben (auf Mac-Systemen ist die F3-Taste für ein separates Eingabefenster nötig):

Die Farbe gibt Aufschluss über die Verfügbarkeit:
 

grün = verfügbar
rot = nicht verfügbar
orange = bereits vollständig für andere Aufträge reserviert.

 
Die erste Zahl am Zeilenbeginn gibt den Lagerbestand an, die zweite die Anzahl der Reservierungen.
Arbeitswerte werden in schwarzer Schrift dargestellt.

Ist der Auftrag komplett, kann er ausgedruckt werden. Die Reparaturannahme ist damit beendet.
 

Hinweise zum Terminplaner

 
Die Farben der Auftragskacheln haben folgende Bedeutung:
 

Orange = offen
Blau = derzeit in Bearbeitung
Grün = fertig und abholbereit
Braun = abgeholt und abgerechnet
Grau = Fahrzeug ist noch nicht da (telefonische Terminvereinbarung)

 
Gesteuert wird der Status über die Datumsfelder (z.B. „fertig gestellt am“), sowie die Häkchen „in Bearbeitung“ und „angenommen“.

Die Kachel wird zum Datum der Ausführung eingeordnet. Ein Abholdatum kann separat angegeben werden.
Jedem Tag kann eine Gesamtkapazität der Werkstatt in AW zugeteilt werden. Beim Überschreiten ändert sich die Farbe des Spaltentitels von grün auf rot. Planungsrichtwert: 50-80% der Anwesenheitszeit der Werkstattmitarbeiter.

Werkstattauftrag bearbeiten und abschließen

Möchte die Werkstatt den Auftrag aufrufen, um ihn zu bearbeiten oder fertig zu stellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Aufruf über den Terminplaner (Doppelklick auf den Auftrag)
2. Aufruf über Reparaturliste (Übersicht Reparaturen mit Filter auf „offen“)
3. Aufruf per Barcodescanner (F4-Taste für Barcodeschnelleingabe)
    

Die Fertigstellung läuft wie folgt ab:

1. Positionen kontrollieren/ergänzen
2. Monteur setzen
3. Fertigstellungsdatum setzen (Klick ins Feld genügt)
4. Kunde benachrichtigen

Das Reparaturfahrzeug wartet nun auf die Abholung. Die Arbeit der Werkstatt ist erledigt.
 

Abholung/Abrechnung

Kommt der Kunde zur Abholung, kann der Auftrag über dieselben Wege wieder aufgerufen werden wie bereits beschrieben. In der Übersicht Reparaturen muss dann jedoch der Filter „fertig“ gesetzt sein. Der Auftrag kann nun abgerechnet werden.

Dies sollte erst bei Abholung passieren, nicht bereits vorab!

Für Kleinreparaturen ist die Abrechnung über einen Kassenbon ausreichend. Bei höherpreisigen Aufträgen macht die Abrechnung über eine A4-Rechnung den wertigeren Eindruck.

Das Ergebnis ist dasselbe: Alle Teile werden ausgebucht, der Umsatz eingebucht und der Auftrag wird als abgeholt gekennzeichnet.

Der Auftrag ist somit fertig abgewickelt.
 

Tipps & Tricks

Schnellwahl

Die Schnellwahl ermöglicht das Zusammenstellen von Paketen:

Durch Anklicken einer Schnellwahl werden alle enthaltenen AW und Teile in den Auftrag eingefügt.
 

Textbausteine

Häufig wiederkehrende Bemerkungen an den Kunden können als Textbaustein angelegt werden:

 
Barcode-ID-Aufkleber

Ein großes Beschleunigungspotenzial lässt sich durch die Nutzung von ID-Aufklebern entfalten.
Zum Infodokument: Externe Fahrzeug-IDs: Barcodeaufkleber
 

Abholbelegausgabe auf Bon- und/oder Etikettendrucker (Zusatzmodul)

Durch Buchen des Zusatzmoduls wird eine Druckerweiche aktiv, die mehrere Ausgabearten zulässt:

Der Auftragsdruck auf dem Bondrucker hat den Vorteil der äußerst kurzen Druckzeit und spart gegenüber dem DIN A4-Druck deutlich Papier. Der Bon kann intern als schlanker Auftrag genutzt werden oder extern als Abholbeleg/Auftragskopie. Muster: siehe letzte Seite.

Der Druck auf einem selbstklebenden Etikett wird entweder zur sicheren Kennzeichnung der Reparaturfahrzeuge genutzt oder durch Aufkleben auf die Rückseite der Visitenkarte als Abholbeleg. Jeweiliges Muster: siehe unten.