Dieser Leitfaden soll dir eine Orientierung rund um Fahrzeugrücknahmen und -erstattungen geben. Da dieses Thema recht häufig bei uns im Support aufkommt und Fehler bei Fahrzeugrücknahmen schnell aufwändige Korrekturen nötig machen, empfehlen wir jedem die Lektüre.

Praxisfälle

Grundsätzlich möchten wir in diesem Artikel die folgende Situationen behandeln:

• Rücktritt vom Kauf
• Wandlung des Fahrzeugs
• Austauschfahrzeug (durch den Hersteller)
• Teilgutschrift wegen Mängeln
• Gebrauchtfahrzeugankauf & Inzahlungnahme

Rücktritt vom Kauf

Tritt der Kunde eher zeitnah vom Kauf zurück und du erstattest ihm den vollständigen Kaufpreis, dann ist die Lösung einfach: Storniere die Rechnung und wähle die Zahlart der Stornorechnung so, wie du den Kaufpreis auszahlen möchtest. Also zum Beispiel per Überweisung. Das Fahrzeug wird durch das Storno wieder in deinen Bestand zurück gebucht.

Erstelle dafür keine Gutschrift, da diese das Fahrzeug nicht in den Bestand zurück bucht und auch keine Verbindung zur Originalrechnung hat.

Wandlung des Fahrzeugs

Hat dein Kunde das Fahrzeug bereits ausgiebiger genutzt und möchte beispielsweise wegen mehrfach fehlgeschlagener Mängelbehebungsversuche sein Recht auf Wandlung wahr nehmen, dann hast du die Möglichkeit, die bisherige Nutzung (abhängig von Dauer/Kilometerleistung) in Rechnung zu stellen.

Eine Möglichkeit, dies darzustellen ist der folgende Ablauf:

1. Du stornierst die Originalrechnung und wählst die Zahlart so wie du den Kaufpreis erstatten möchtest.
2. Nun erstellst du eine neue Rechnung über den Betrag der Nutzungsentschädigung (Tabellen hierzu erhältst du bei verschiedenen Verbänden oder bei deiner Innung). In dieser Rechnung solltest du den Sachverhalt nachvollziehbar abbilden und Bezug auf die Originalrechnung nehmen.
3. Der Kunde erhält dann die Differenz zwischen Kaufpreis und der Nutzungsentschädigung ausbezahlt.

Austauschfahrzeug (durch den Hersteller)

Muss das Fahrzeug wegen Schäden vom Hersteller ersetzt werden, dann empfehlen wir das folgende Vorgehen:

1. Erstelle zur Dokumentation einen Lieferschein auf den Fahrzeughersteller (ggfs. zuerst als Kunde anlegen) und wähle das Fahrzeug in die erste Lieferscheinposition. Dokumentiere den Grund der Retoure im Betreff des Lieferscheins.
2. Übertrage dann das defekte Fahrzeug vom Kunden direkt auf den Lieferanten (manueller Besitzerwechsel).
3. Erstelle das Neufahrzeug direkt beim Kunden oder übertrage es aus deinem Bestand manuell auf den Kunden.
4. Auch für den Kunden kannst du zu Dokumentationszwecken einen Lieferschein mit dem Neufahrzeug erstellen.

Zur Erinnerung: Der manueller Besitzerwechsel funktioniert wie folgt.

Teilgutschrift wegen Mängeln

Gab es Mängel am Fahrzeug, die du dem Kunden in Form eines nachträglichen Rabatts vergüten willst, dann kannst du für diesen Zweck eine Gutschrift erstellen.

Die Vergütung trägst du mit einem positiven Betrag in die erste Fakturaposition ein. Wähle die Zahlart so, wie du den Betrag erstatten möchtest, also zum Beispiel Barzahlung oder Überweisung.

Gebrauchtfahrzeugankauf & Inzahlungnahme

Wie ein Ankaufvertrag erstellt werden kann und was beim Thema Differenzbesteuerung zu beachten ist, findest du in dieser ausführlichen Anleitung: Gebrauchtfahrzeuge: An- und Verkauf

Ganz wichtig: Ein Inzahlungnahmefahrzeug bitte niemals als negative Fakturaposition eingeben, denn eine Inzahlungnahme ist kein Rabatt und mindert somit auch nicht deinen Umsatz.

Bitte befrage zu diesem Thema auch deinen Steuerberater.