Reklamationsarbeiten erfassen und dokumentieren

In diesem Kurzleitfaden erklären wir, wie Du Gewährleistungsarbeiten erfassen und auswerten kannst.

Hintergrund

Vorbedingung für eine saubere Auswertung der Werkstattleistung aber auch zur Erfassung der geleisteten Gewährleistungsarbeiten für Hersteller und Lieferanten ist das Trennen von Herstellerreklamationen (Hersteller ist „schuld“) und internen Reklamationen (die eigene Werkstatt hat Fehler gemacht).

Die Erfassung der Arbeiten wird üblicher Weise über einen Werkstattauftrag abgewickelt.

Anwendung

Schritt 1: Reparaturvorgang anlegen

1. Erstelle einen neuen Reparaturauftrag für das Fahrzeug des Kunden.
2. Falls neben der Reklamation auch noch zahlungspflichtige Arbeiten zu leisten sind, nimm' diese wie üblich auf.
3. Für Gewährleistungsarbeiten zu Lasten des Herstellers setzt Du die entsprechende Zeile auf die Erlösgruppe WH (Rekla_Hersteller) und wählst eine AW-Stufe mit Vorbelegung 0,00 Euro (Extras>>Einstellungen>>Faktura).
4. Reklamationsteile zu Lasten des Herstellers trägst Du bitte als Freitext ein („Vorbau 120mm mattsilber“) mit Wert 0,00 Euro und Erlösgruppe „ohne Zuordnung“.
5. Für interne Reklamationen wählst Du die Erlösgruppe WI (Rekla_Intern) und ebenfalls eine AW-Stufe mit 0,00 Euro.

Vorteile dieser Methode:

• Alle AW sind mit der korrekten Anzahl erfasst und werden dem Monteur entsprechend zugeordnet.
• Durch die Trennung von bezahlten AW und Rekla-AW tritt keine Verfälschung Deiner durchschnittlichen AW-Erlöse auf.
• Alle Arbeiten eines Reparaturbesuches sind übersichtlich in einem Vorgang aufgeführt.
• Weder Teilebestand noch Erlösgruppenauswertung werden verfälscht.

Schritt 2: Melden der Reklamation an den Hersteller

1. Erstelle einen der folgenden Vorgänge:
   1. Rechnung: bei fallweiser Abrechnung mit dem Hersteller
   2. Auftragsbestätigung: bei Sammelabrechnung zum Saisonende
2. Wähle als „Kunden“ den gewünschten Hersteller/Lieferanten (in der Kundenverwaltung anlegen)
3. Trage die geleisteten Arbeiten ein und setze die Erlösgruppe auf KG (Kulanz/Garantie) sowie die AW-Stufe auf „frei“ (erster Eintrag)
4. Als Einzelpreis für die geleisteten AW trägst Du die vereinbarte Vergütung ein.
5. Das reklamierte Bauteil wählst Du aus der Artikelverwaltung und passt den Einzelpreis nach Wunsch/Vereinbarung an.

Vorteile dieser Methode:

• Durch das Abwählen der AW-Stufe (siehe unten) wird der Arbeitswert nicht doppelt erfasst.
  
• Durch Wählen der Erlösgruppe KG kannst Du am Saisonende den gesammelten Reklamationswert feststellen (Auswertung Faktura).
• Durch Wahl einer AB für Sammelabrechnung werden alle reklamierten Teile in der Artikelverwaltung als „reserviert“ gekennzeichnet. Deine Bestandsverwaltung funktioniert damit einwandfrei. Zum Abrechnungszeitpunkt wandelst Du die AB einfach in eine Rechnung um.

Auswertung

Arbeitswerte

Über die Auswertung AW pro Monteur (Faktura>>Auswertung Werkstatt) ermittelst Du die geleisteten Reklamations-AW (intern wie auch für Hersteller):

Reklamationsersatz

Diesen Werten kannst Du die Summe der erstatteten Aufwendungen der Erlösgruppe KG im Vergleichszeitraum gegenüberstellen (Faktura>>Auswertung Verkäufe>>Auswertung):