velo.port beinhaltet eine vollwertige Software-Kasse:

Über die Kasse werden in der Regel alle schnellen Thekenverkäufe mit geringem Wert abgewickelt. Der Belegdruck erfolgt über einen Bondrucker. Fahrzeugverkäufe, Reparaturen und höherwertige Verkäufe rechnen Sie hingegen üblicherweise über eine Rechnung (Druck auf DIN A4) ab.
Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt die einzelnen Kassenfunktionen, damit Du die folgenden Aufgabenstellungen beherrschst:

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Verkauf von Artikeln
• 2. Kassieren eines Belegs
• 2. Sonderpreise/Rabatte eingeben
• 4. Bon in Rechnung umwandeln
• 5. Parken von Kunden
• 6. Rücknahme/Umtausch von Ware
• 7. Stornierung von Kassenbelegen
• 8. Verkauf/Einlösen von Gutscheinen
• 9. Nachdruck von Kassenbons
• 10. Kassenbuch: manuelle Einlagen und Entnahmen
• 11. Tagesabschluss
• 12. Grundeinstellungen
• 13. TSE-Export für Prüfungszwecke
• 14. Versionshistorie

Hinweis: Gemäß Kassensicherungsverordnung müssen alle Registrierkassen mit einer sogenannten „Technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) verbunden werden, um Kassenbuchungen vor Manipulationen zu schützen. Vor dem ersten produktiven Einsatz muss die Cloud-TSE im Programm aktiviert werden. Beachte hierzu bitte die folgende Anleitung:
https://www.velo-port.de/files/anleitungen/Registrierkassenanmeldung.pdf

1. Verkauf von Artikeln

Die Kasse erreichst Du in velo.port über die Funktionstaste F7 oder aus der Übersicht heraus:

Das Kassenfenster:

Für die Eingabe von Positionen gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Schnellsuche im Artikelstamm: Gib' dazu einfach einen Suchbegriff ein. velo.port filtert in Echtzeit die möglichen Treffer. Durch Doppelklick oder Pfeiltasten und ENTER wählst Du den gewünschten Artikel aus.

Mac/Linux: Über SHIFT+F3 das Suchfenster aktivieren.

2. Scan/Eingabe von Artikelnummer/EAN:

Besonderheit: Wird mit einem EAN-Code kein Treffer in Ihrer Artikelverwaltung erzielt, dann sucht velo.port weiter im veloconnect-Zentralstamm. Ein Treffer dort sieht aus wie folgt:

Wenn Du den Treffer übernimmst, dann erhältst Du eine neue Position:

Achtung: Der Artikel befindet sich nach wie vor nicht in Deinem Bestand, bucht also keine Ware aus!
Die Funktion ermöglicht nur einen komfortablen und schnellen Start mit dem velo.port-Kassensystem ohne zuerst einen Artikelstamm anlegen zu müssen.

Tipp: Die Bestätigungsabfrage kann durch den velo.port-Support abgeschaltet werden.

3. Suche im Warengruppenbaum:

Dadurch kannst Du durch die Warengruppenstruktur navigieren und den gewünschten Artikel auswählen:

4. Freitexteingabe:

Damit können Artikel kassiert werden, die in der Artikelverwaltung nicht angelegt sind.

2. Kassieren eines Belegs

Sobald alle gewünschten Artikel und Dienstleistungen auf dem Kassenvorgang vermerkt sind, kassierst Du den Endbetrag. Der Barzahlungsdialog sieht aus wie folgt:

Im nächsten Schritt wird das Rückgeld angezeigt:
 

Der Kartenzahlungsdialog:

Um Handhabungsfehler zu minimieren, erfolgt bei Kartenzahlungen eine Sicherheitsabfrage:

Besonderheit: Zahlt der Kunde mit verschiedenen Zahlungsmitteln gleichzeitig, dann wähle den Eintrag Zahlung splitten aus der Zahlartenliste. Die Eingabe läuft dann folgendermaßen:

Gib' jeweils die Teilzahlungsart und den Teilbetrag an.

2. Sonderpreise/Rabatte eingeben

Eine Position kannst Du wie folgt rabattieren:Die Eingabeart des Rabatts (Sonderpreis, Prozent oder absoluter Abzug) kann frei gewählt werden. velo.port berechnet die anderen Felder automatisch.
Auf dem Kassenbon werden der Originalpreis, der prozentuale Rabatt, der Rabattgrund (falls eingegeben) sowie der neue Preis zu sehen sein.

Auch die gesamte Rabattsumme des Kassenbons kann ausgegeben werden. Siehe Grundeinstellungen weiter unten.

4. Bon in Rechnung umwandeln

Um einen begonnenen aber noch nicht abgeschlossenen Kassenvorgang in eine Rechnung zu überführen, gehst Du folgendermaßen vor:

Für den Rechnungsdruck muss ein Kunde zugeordnet werden.

5. Parken von Kunden

Um einen Kassenvorgang zu unterbrechen, weil der aktuelle Kunde sich z.B. noch nach anderen Artikeln umschauen möchte, oder zunächst Bargeld holen muss, kannst Du diesen „parken“:

Wechsle einfach zum Kassieren des nächsten Kunden auf Tab 2 oder eröffne noch weitere Parkpositionen. Sobald Dein erster Kunde wiederkommt, kehrst Du zur Parkposition 1 zurück und schließt den Kassenvorgang ab.

6. Rücknahme/Umtausch von Ware

Die Rücknahme eines Artikels kann wie folgt gebucht werden:

Sobald Auszahlungen erfolgen, empfehlen wir einen Kunden zuzuordnen. So kann der negative Umsatz z.B. bei einer Kassenprüfung besser begründet werden.

Ein Umtausch läuft beinahe identisch ab:

Die retournierten Artikel werden dabei wieder in den Bestand zurück gebucht.

7. Stornierung von Kassenbelegen

Bei Fehlern in einem Kassenbon (mit falscher Zahlart gebucht, falscher Kunde) oder bei einer totalen Rückabwicklung des Verkaufs, muss der Kassenbon storniert werden.
Rufe dazu das Kassenjournal über den Button Weitere Funktionen auf:

Das Kassenjournal enthält in velo.port alle gebuchten Kassenbons (keine Rechnungen!).

Identifiziere zunächst den zu stornierenden Kassenbon.

Nach einer Sicherheitsabfrage kannst Du den Grund für die Stornierung angeben:

Die Stornierung erzeugt eine Gegenbuchung mit einer neuen Bonnummer. Der alte Bon erhält ein Stornierungskennzeichen und bleibt im System. Alle enthaltenen Artikel werden zurück in den Bestand gebucht:

Über den Druckbutton am rechten Rand kannst Du den Stornobon drucken und vom Kunden quittieren lassen.

8. Verkauf/Einlösen von Gutscheinen

Die in velo.port integrierte Gutscheinverwaltung ermöglicht den Verkauf sowie die (Teil-)Einlösung von sogenannten Mehrzweckgutscheinen.
Die Gutscheinverwaltung kann über Faktura >> Gutscheinverwaltung aufgerufen werden.

Verkauf von Gutscheinen

Der schnellste Weg führt über das Kassenfenster und die Schaltfläche Weitere Funktionen >> Gutscheinverkauf.

Du kannst optional einen Kunden zuordnen, Namen als Freitexte eintragen oder die Felder leer stehen lassen. Die Angaben „Von“ und „Für“ werden auf dem Gutschein aufgedruckt.

Der Gutschein kann wahlweise per Kassenbon oder per Rechnung verkauft werden:

Die Ausgabe des Gutscheins kann in drei Formaten erfolgen:

1. DIN A4:Zum Falten und Kuvertieren. 

2. Bon (80mm): Zum Anheften an einen Schmuckgutschein.

3. Etikett (57x32mm): Zum Aufkleben auf einen Schmuckgutschein.

Weitere Formate kannst Du gegen eine geringe Gebühr bei unserem Support in Auftrag geben.

Die Gutscheinnummer wird automatisch fortlaufend vom System vergeben und beginnt mit „VP“.
Zudem wird ein eindeutiger Gutscheincode generiert, der als Barcode Verwendung findet.

Einlösen von Gutscheinen

Der Mehrzweckgutschein wird als Zahlart gehandhabt und ist daher bei den Sonstigen Zahlarten bzw. Kartenzahlarten zu finden.

Durch Klick auf die Lupe können zudem bestehende Gutscheine aus einem Altsystem nachgetragen und eingelöst werden.

Reicht das Restguthaben eines Gutscheins nicht aus, wird der Splitdialog geöffnet, über den Du entweder einen weiteren Gutschein einlösen oder den Restbetrag mit einer weiteren Zahlart begleichen kannst.

Verwaltung von Gutscheinen

Unter Faktura >> Gutscheinverwaltung kannst Du Dir einen Überblick über die in Umlauf befindlichen Gutscheine verschaffen: 

Solange ein Gutschein vollständig offen ist, kann er storniert werden. Dadurch wird der Ursprungsvorgang durch eine Gegenbuchung aufgehoben und der Gutschein wird deaktiviert.

Über die Schaltfläche Mehr können auch bestehende Gutscheine, z.B. aus einem Altsystem nachgetragen werden.

Wichtig: Bitte diese Möglichkeit nur nutzen, wenn die Altgutscheine ohne MwSt. verkauft wurden.

9. Nachdruck von Kassenbons

Solltest Du einen Bon nachdrucken müssen, z.B. wegen Unleserlichkeit des ersten Exemplars, dann kannst Du dies auf zwei Arten tun.

Unmittelbar zuletzt kassierten Bon nachdrucken:

Oder aus dem Kassenjournal heraus:

Du hast die Wahl zwischen dem Nachdruck im Bonformat oder im Rechnungsformat DIN A4.
Für das DIN A4 Format muss ein Kunde zugeordnet werden. Die Abfrage erfolgt automatisch.

10. Kassenbuch: manuelle Einlagen und Entnahmen

Die Kassenaufzeichnungen müssen „kassensturzfähig“ sein, das heißt zu jedem Zeitpunkt soll der Kassenstand laut velo.port mit dem realen Kasseninhalt übereinstimmen.

Barumsätze werden von velo.port automatisch mit dem Zahlungsdatum erfasst. Um die korrekte Kassenführung zu gewährleisten müssen nun noch die manuellen Barentnahmen und Einlagen vermerkt werden. Beispiele: Nachnahmequittung, Getränkeeinkauf, Privatentnahme, Transfer zum Bankkonto.

Diese Buchungen werden im velo.port-Kassenbuch erfasst: Faktura >> Kasse >> Kassenbuch

Bis zum Kassenabschluss können manuelle Kassenbucheinträge storniert werden. Dies geschieht durch eine Gegenbuchung.

Über Neuer Eintrag verbuchst Du genannte Entnahmen und Einlagen.
Gemäß der einheitlichen Struktur der Finanzverwaltung für Prüfungszwecke (DSFinV-K) müssen alle Kassenbewegungen sogenannten „Geschäftsvorfalltypen“ (GV-Typ) zugeordnet werden.
Dies erreichst Du wie folgt:

Beim Abschluss der Buchung kannst Du den Transaktionsbeleg dann als Bon oder A4-Ausdruck ausgeben lassen. Transaktionsbeleg und z.B. Tankquittung lassen sich dann zusammenheften und gemeinsam ablegen:

• Achte dabei auf den korrekten Ausweis der enthaltenen Mehrwertsteuer. Bei Bareinlagen sowie Transfer zum Bankkonto ist diese z.B. auf null Prozent einzustellen.
• Für häufig wiederkehrende Buchungen (Briefmarken, Transfer zur Bank) solltest Du Dir eine Vorlage erstellen.
• Durch die Angabe des passenden Buchungskontos im Feld KontoNr erleichterst Du Deiner Buchhaltung die Vorkontierung des Belegs.
• Sind auf einem Eingangsbeleg Positionen enthalten, die entweder einen unterschiedlichen Mehrwertsteuersatz tragen oder verschieden kontiert werden sollen, dann sind mehrere Einträge hinzuzufügen.

11. Tagesabschluss

Die Verordnungslage ist hier eindeutig: Der Kassenstand ist täglich zu überprüfen.

Jeden Abend sollte daher nach Geschäftsschluss folgender Ablauf eingehalten werden:

1. Übersicht der Tagesumsätze über Faktura >> Tagesabschluss anzeigen lassen:

Falls die EC-Summe nicht mit dem EC-Gerät übereinstimmt, kann die Umsatzliste positionsweise durchsucht werden, bis die fehlerhafte Zahlart identifiziert ist. Bis zum Kassenabschluss kann die Zahlart noch korrigiert werden. Der Zahlartwechsel wird ebenfalls über die TSE signiert.

2. Sobald die EC-Summe überprüft ist, wechselst Du ins Kassenbuch.

3. Müssen noch Belege eingebucht werden (Tankquittungen, Portozahlungen), dann solltest Du dies spätestens jetzt nachholen.

4. Zähle nun den Kasseninhalt. Dazu kannst Du auch die integrierte Zählhilfe nutzen und ein Zählprotokoll drucken.
Achtung: Die Zählhilfe dient nur der Ermittlung des tatsächlichen Bargeldbestands. Eventuell nötige Korrekturbuchungen müssen manuell vorgenommen werden.

5. Abgleich mit dem Endsaldo laut velo.port. Bei Abweichungen suchen und bei Bedarf eine Korrekturbuchung mit dem GV-Typ „Kassendifferenz“ vornehmen.
Beim Fixieren der Kasse hat der angezeigte Kassensaldo immer mit dem tatsächlichen Kasseninhalt übereinzustimmen!

6. Sobald der Kassenstand korrekt ist, sollte er mit der Schaltfläche Endsaldo bestätigen/fixieren festgehalten werden:

Nach dem Fixieren ist der Ausdruck des Kassenblatts möglich. Dieser kann unterschrieben an die Buchhaltung weitergegeben werden.

Auswirkungen der Kassenfixierung

1. Der Druck ist nun möglich (vorher nur Entwurf)

2. Export der Daten ist möglich (vorher nur über den bisher fixierten Bereich)

3. Es wird ein neues Kassenblatt eröffnet. Am alten Kassenblatt sind keinerlei Änderungen mehr möglich:

    a. Neue manuelle Entnahmebuchungen erst auf dem nächsten Kassenblatt

    b. Keine Änderung der Zahlart an bisherigen Barzahlungen mehr

Vor dem Fixieren ist also eine besonders sorgfältige Prüfung der Kasse anzuraten.
Wir empfehlen eine tägliche Fixierung.

Bitte wende Dich bei Fragen zu steuerlichen Gesichtspunkten an Deinen Steuerberater.

12. Grundeinstellungen

Einige Grundeinstellungen kannst Du selbst vornehmen, andere wie z.B. die automatische Belegnummernvergabe für manuelle Kassenbucheinträge, müssen durch den Support erfolgen.

Vor dem Start mit der velo.port-Kasse solltest Du unter Extras >> Einstellungen folgendes festlegen:

13. TSE-Export für Prüfungszwecke

Im Rahmen einer Kassenprüfung kann der Prüfer einen Export der Kassendaten verlangen.
Hierfür stehen unter Datei >> Export >> KassenSichV zwei verschiedene Exporte zur Verfügung.

TSE-Datenexport

Hierüber können die Transaktionsdaten der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) als TAR-Archiv abgerufen werden:

DSFinV-K-Export

Der DSFinV-K-Export umfasst deutlich detailliertere Daten bis hinunter auf die Belegpositionen.

Wähle zunächst einen Speicherort. Dort wird dann ein Ordner mit den Exportdateien erzeugt.

Um den Exportzeitraum zu wählen, klicke zunächst auf das gewünschte Startdatum und dann mit gedrückter STRG-Taste auf das Enddatum:

14. Versionshistorie

Hier sind die bisherigen Revisionsstände dieser Anleitung aufgeführt: