DATEV-ASCII-Schnittstelle

Dieser Kurzleitfaden beschreibt die Einrichtung und Funktion des Fakturaexports im DATEV ASCII-Format.

Hierbei handelt es sich um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das unser Support gerne für Dich aktiviert.
Siehe: https://www.velo-port.de/preislisten.html

Funktionsumfang

Es können vorkontierte Ausgangsrechnungen, Kassenbewegungen sowie Debitorenstammdaten in einem standardisierten CSV-Format exportiert und anschließend in DATEV Pro Rechnungswesen bzw. Kanzlei eingelesen werden.

Wareneingänge/Lieferantenrechnungen werden vom Export nicht erfasst. Diese müssen weiterhin manuell in die Buchhaltung gegeben werden.

Diese Schnittstelle ist nicht kompatibel mit DATEV Unternehmen Online. Die entsprechende XML-Schnittstelle mit Belegbildübergabe ist jedoch in Arbeit.

Grundeinrichtung

Bitte bearbeite unter Extras>>Einstellungen>>Faktura>>Faktura-Basisdaten die folgenden Punkte:

Kontenrahmen bearbeiten

Ab Werk sind hier die meisten benötigten Konten des SKR03 hinterlegt.
Bei Bedarf können wir auch den SKR04 für Dich aktivieren.
Weitere Konten erstellst Du in Absprache mit Deiner Buchhaltung bzw. Du passt die Kontierung generell an Deine Wünsche an.
Sachkonten werden vor allem für manuelle Kassenbucheinträge benötigt.
Erlöskonten sind für die spätere Zuordnung zu den velo.port-Erlösgruppen relevant.

Transitbuchungen für Kartenzahlungen werden systemseitig im Export verwendet.

Einige Konten tragen ein Sperrkennzeichen, da diese systemintern eindeutig identifizierbar bleiben müssen. Hier kannst Du nur die jeweilige Kontonummer anpassen.

Erlösgruppen bearbeiten

Ordne hier den velo.port-Erlösgruppen das gewünschte Konto aus Deinem Kontenrahmen zu.
Für EG- und Drittlandumsätze (nur bei aktiviertem Modul „Nettorechnung/Ausfuhrlieferung" relevant) können abweichende Konten hinterlegt werden.

Grundeinstellungen DATEV

Die Berater- und Mandantennummer erhältst Du von Deinem Steuerberater.
Das Debitorenkonto für Barverkäufe (auch: “div. Debitoren“) wird für alle Vorgänge gesetzt, denen kein Kunde zugeordnet ist, z.B. für die meisten Kassenbons.

Auch das Kassenkonto und Gutscheinscheinkonto erfährst Du von Deinem Steuerberater.
Die Angabe einer Kostenstelle ist optional. 

Wichtig: Falls Deine Kundennummern in velo.port nicht im Bereich zwischen 10.000 und 69.999 liegen, nimm' bitte Kontakt mit unserem Support auf.

Export der Daten

Nach dem Setzen der Grundeinstellungen kannst Du über Faktura >> Monatsabschluss einen Export vornehmen. Den Export im DATEV-Format erreichst Du über den Button Exportieren.

Wähle einen Ablageort auf Deinem PC. In diesem Ordner werden 3 Dateien abgelegt:

• EXTF_Buchungsstapel-Ausgangsrechnungen_YYYYMMDD_HHMMSS.csv
• EXTF_Buchungsstapel-Kasse_YYYYMMDD_HHMMSS.csv
• EXTF_Debitorenstammdaten_YYYYMMDD_HHMMSS.csv

Wichtig: Du kannst diese Dateien zur Kontrolle in Excel öffnen. Du solltest sie allerdings dort nicht bearbeiten und speichern, da Excel beim Speichern das Dateiformat „zerstört“.

Inhalte der Exportdateien

Export „Ausgangsrechnungen“

Hier werden ausnahmslos alle Umsätze in velo.port (Rechnungen, Kassenbons, Gutschriften) mit dem jeweiligen Belegdatum ausgegeben.
Dazu wird je Verkaufsvorgang die Summe pro Erlöskonto gebildet und gegen das jeweilige Debitorenkonto gebucht.

Die Debitorenkonten werden fortlaufend von velo.port vergeben und können in der Kundenverwaltung unter dem Reiter „Diverses“ bei Bedarf auch für den einzelnen Kunden angepasst werden.

Export „Kasse“

Im Kassenexport wird das Kassenkonto (z.B. 1000) gegen das Debitorenkonto gebucht. Dadurch werden alle bereits in der Kasse eingegangenen Zahlungen zum Zahldatum mit den zuvor durch den Ausgangsrechnungsexport erzeugten „Offenen Posten“ auf den Debitorenkonten verrechnet.

Umsätze nach Erlösgruppen/Erlöskonten werden im Kassenexport daher nicht erneut gebucht.

Für Kartenzahlungen wird tageweise eine Geldtransitbuchung erzeugt.

Zudem finden sich die manuellen Buchungen im Kassenbuch (z.B. Barentnahmen) ebenfalls im Export wieder.

Sonderfall: Bei einem Neufahrzeugverkauf mit Anrechnung einer Inzahlungnahme wird eine weitere Buchungszeile über den Anrechnungsbetrag erzeugt und das Kassenkonto mit dem Wareneingangskonto gegengebucht.

Hinweis: Bei aktiviertem velo.port-Mehrkassensystem muss von jedem Kassenplatz ein Export durchgeführt werden. Der jeweilige Kassenexport trägt dann im Dateinamen einen Hinweis auf die entsprechende Kasse („Werkstatt“ oder „Verkauf“). Die Exporte unterscheiden sich aber auch nur in der Kassenexportdatei.

Export „Debitorenstammdaten“

Dieser Export enthält Deine vollständige Kundenkartei, inklusive Debitorenkonto und Kundennummer.

Empfehlung

Der Import in DATEV Rechnungswesen sollte in folgender Reihenfolge ablaufen:

1. Debitorenstammdaten
2. Buchungsstapel Ausgangsrechnungen
3. Buchungsstapel Kasse

Vergleiche nach einem erfolgten Import in jedem Fall folgendes:

• Die Anzeige des Kassensaldos laut DATEV mit dem Kassenstand zum Stichtag laut velo.port.
• Die Umsatzsumme laut DATEV und laut velo.port Monatsabschluss.

Somit können etwaige Unstimmigkeiten in den Exportdateien frühzeitig erkannt werden.