Serienrechnungen

Basiswissen

Mit dem Serienrechnungsmodul kannst du regelmäßig wiederkehrende Rechnungs erstellen, beispielsweise für Abomodelle. Diese Rechnungen werden im gewählten Intervall erzeugt und dem Kunden per E-Mail zugesandt. Vom Grundprinzip erstellst du eine Vorlage, die dann regelmäßig in eine neue Rechnung kopiert wird.

Dieses Zusatzmodul kannst du über unseren Support dazubuchen.

Erstellen einer Serienrechnung

Über Faktura >> Übersicht Serienrechnung legst du eine neue Serienrechnung als Vorlage an:

In der neuen Serienrechnungsvorlage fügst du wie gewohnt alle abzurechnenden Positionen ein.
Zudem kannst du im Betreff den Platzhalter "%AM" einsetzen, um hier später den Abrechnungsmonat ausgeben zu lassen. In der erstellten Rechnung wird dann beispielsweise der folgende Betreff ausgegeben:
"Abrechnungsmonat: August 2023".

Wechsle dann zum Faktura-Tab Serienrechnung und komplettiere dort alle Daten:

Die Felder im Detail

Titel (intern): Damit du in der Übersicht schnell siehst, worum es sich handelt, kannst du hier einen Kurztitel hinterlegen.

Erster Abrechnungsmonat: Da die Abrechnung immer am frühen Morgen des Monatszweiten automatisch erstellt wird, kannst du Serienrechnungen spätestens am Monatsersten noch für den aktuellen Monat starten lassen. Einen Teilmonat müsstest du bitte manuell abrechnen.

Intervall: Die Anzahl der Monate, die zwischen zwei Rechnungen liegen sollen.
Beispiele: Monatlich = 1 oder jährlich = 12.

Anzahl der Abrechnungen: Wenn die Laufzeit deines Vertrages mit dem Kunden bereits feststeht, kannst du die Anzahl der Abrechnungen hier festlegen. Beispielsweise "36" für 3 Jahre Laufzeit (bei monatlicher Abrechnung).

Nach der letzten Abrechnung wird die Serienrechnung inaktiv gesetzt und erhält den Status "archiviert".

Falls kein Laufzeitende definiert werden soll, kannst du das Häkchen bei "offen" setzen. Die Rechnungsstellung wird in diesem Fall so lange im festgelegten Intervall fortgesetzt, bist du sie manuell auf inaktiv setzt.

Letztmalige Abrechnung: Der errechnete Wert aus dem ersten Abrechnungsmonat und Anzahl der Abrechnungen. Reiner Kontrollwert für dich.

E-Mail für den Rechnungsversand: Dein Kunde erhält die erstellte Rechnung jeweils automatisch per E-Mail an die hier hinterlegte Adresse. Bitte prüfe die Mailadresse sorgfältig.

Zahlart: Mit der hier gewählten Zahlart werden alle Serienrechnungen erstellt. Es sind keine "Kassenzahlarten" (Bar, Karte) möglich.

Mailvorlage: Richte dir eine oder mehrere Mailvorlagen ein. Die gewählte Vorlage wird für den Rechnungsversand an deinen Kunden verwendet.

Status: Falls eines der Pflichtfelder nicht ausgefüllt ist, kannst du die Serienrechnungsvorlage trotzdem speichern. Sie wird dann allerdings auf inaktiv gesetzt und noch nicht zur Abrechnung vorgesehen. Zudem kannst du eine Serienrechnung vorübergehend oder dauerhaft deaktivieren.

Transaktionsübersicht (Schaltfläche): Hier werden dir später alle aus dieser Vorlage erstellten Rechnungen angezeigt. Per Doppelklick kannst du die jeweils selektierte Rechnung öffnen.

Öffnen kannst du die Serienrechnungsvorlagen über Faktura >> Übersicht Serienrechnung und von dort über das Edit-Symbol am Zeilenende.

Rechnungsstellung

Du kannst nun jederzeit bis spätestens am letzten Tag des Monats die Abrechnung für den aktuellen Monat starten:

In der Vorschau werden alle Vorlagen berücksichtigt, deren Abrechnungsstart, Intervall und Laufzeit im aktuellen Monat liegen und die nicht manuell auf inaktiv gesetzt wurden:

Du kannst die Abrechnung auch mehrmals im Monat durchführen, falls noch Verträge ergänzt wurden.

Bereits für diesen Monat abgerechnete Verträge werden ignoriert und somit nicht doppelt abgerechnet.

Über den Klick auf die Lupe am rechten Zeilenrand siehst du eine Vorschau der an den jeweiligen Kunden zu versendenden E-Mail:

Die mit "V" beginnende Vorgangsnummer wird bei der endgültigen Rechnungsstellung natürlich durch die echte Rechnungsnummer ersetzt.

Mit dem Klick auf Rechnungen erstellen startest du das finale Erstellen und Versenden der Serienrechnungen an deine Kunden.